Poste : Adjointe technique de recherche et de formation en unité de recherche – catégorie C
Lieu : Centre de Recherche Cardio-Thoracique de Bordeaux (CRCTB) 140 personnes, Hôpital Xavier Arnozan, Pessac
Employeur : université de Bordeaux
Arrivée : 2017
Personnel : BIATSS (bibliothèques, ingénieurs, administratifs, techniques et sociaux et de santé)
Céline Sibassié est gestionnaire au CRCTB depuis 7 ans. Elle décrit son quotidien fait de gestion de commandes et de missions, suivi de budgets, d'accueil ou encore d'organisation d'événements, levant ainsi le voile sur ce métier indispensable au bon fonctionnement des laboratoires de recherche.
- En quelques mots, pouvez-vous décrire votre métier (missions, fonctions, responsabilités) ?
Je suis gestionnaire administrative et financière dans un laboratoire de recherche. Mes missions principales sont de passer les commandes avec tout ce que cela implique (les livraisons, le suivi de commande jusqu’à la facturation, parfois la gestion de litiges avec les fournisseurs...), d’organiser les missions (transports, hôtel, remboursement de frais...) de mes collègues, en France et à l'étranger, ou encore d'assurer la gestion et le suivi budgétaire du CRCTB (comptes rendus financiers, recettes).
Je suis également en charge du suivi des stagiaires, c'est-à-dire que je m'occupe des conventions de stage, de lancer le circuit des signatures ainsi que de verser les gratifications. En ce moment, je participe à l'organisation d'un congrès de plus de 200 personnes. C'est une première pour le laboratoire.
Au-delà de ces missions qui sont attachées à mon poste, je me retrouve aussi à remplir des tâches qui peuvent parfois dépasser ma fiche de poste. Actuellement seule gestionnaire du laboratoire, je me retrouve ainsi à assurer le pilotage des lignes budgétaires et à suivre le compte-rendu financier. Je m’occupe également des dossiers de recrutement des personnels en CDD. Je calcule des salaires, je m'assure que nous avons bien le budget pour financer les recrutements, je créé les fiches de recrutement... C'est une partie qui ne m'incombe pas normalement, mais que je commence de fait à bien maîtriser.
Toutes ces tâches m'obligent à être très organisée. C’est pour cela que j'ai mis en place de nombreux tableaux de suivi, indispensables pour assurer une bonne gestion.
Pas de journée-type mais des journées riches et bien remplies !
- Quel est votre parcours professionnel ?
J’ai un bac professionnel « secrétaire de direction » mais finalement je n’ai jamais pratiqué ce métier en raison des mutations régulières de mon mari qui était militaire. J'ai surtout exercé en tant que secrétaire comptable puis assistante RH, ce qui m'a apporté une formation administrative et comptable assez complète.
J'ai d’abord travaillé 20 ans dans le privé, dans diverses entreprises : garage, menuiserie, dans la métallurgie en Nouvelle-Calédonie... Puis en 2017, je suis arrivée comme contractuelle à l'université de Bordeaux et j'ai obtenu le concours l'année d'après.
Ma première année à l’université n'a pas été facile car non seulement je n'avais jamais travaillé dans le domaine de la recherche mais en plus je ne connaissais pas la comptabilité publique. J'ai dû apprendre à identifier les différents services, trouver les procédures et comprendre comment les appliquer, trouver des personnes ressources. Heureusement la préparation du concours m'a vraiment aidée à me familiariser avec l’environnement universitaire.
- Pouvez-vous décrire une journée type ?
On ne peut pas dire que j'ai une journée type. Je ne peux jamais savoir à l'avance ce que je vais faire dans la journée.
Mon emploi du temps dépend du nombre de livraisons, de l'objet des demandes des chercheurs et des problèmes que je dois régler....
Aucune journée ne ressemble à une autre. Donc pas de journée type mais des journées riches et bien remplies !
- Quelles difficultés pouvez-vous rencontrer dans votre travail ?
La première difficulté à laquelle je pense c'est le fait de devoir jongler entre les deux tutelles de mon unité : l'Inserm et l'université. Chacune a ses propres procédures et ses propres marchés ce qui complique mon travail quotidien. Nous avons parfois quelques difficultés à nous accorder. Les gestionnaires doivent faire la liaison entre des mondes différents qui ne se comprennent pas toujours. Il n’est pas toujours aisé de contenter tout le monde.
Pour faire face à ces complications, je trouverais profitable de bénéficier de davantage d’accompagnement de la part des services centraux. D’autant plus qu’avec l’accroissement des responsabilités dévolues aux gestionnaires, il serait intéressant de pourvoir profiter de plus de conseils et de formations adaptées aux nouveaux enjeux qui s'imposent à nous et qui tiennent comptent des contraintes spécifiques des laboratoires.
Enfin, on est souvent contraints de s'adapter rapidement aux nouvelles procédures sans avoir suffisamment de temps pour y parvenir en raison de la multiplicité de nos tâches. Les maîtres mots des gestionnaires, c’est vraiment l'adaptabilité et la polyvalence !
- Quels sont les aspects que vous aimez le plus dans votre métier ?
Le métier de gestionnaire de laboratoire est un métier dans l'ombre, plutôt peu connu en dehors de l’université, mais il est indispensable. On est au centre de la machine et c'est passionnant. Cela m'oblige en conséquence à répondre au mieux aux besoins des chercheurs car si pas de commande, pas de manip'!
Être gestionnaire, c’est aussi de nombreux échanges avec des interlocuteurs différents : chercheurs et enseignants-chercheurs, médecins, post-docs et doctorants, ingénieurs, techniciens, étudiants mais aussi gestionnaires d'autres unités ou encore personnes extérieures à l'université comme les fournisseurs, livreurs... Je côtoie beaucoup de monde et j’aime vraiment ça. C’est très enrichissant.
J'affectionne aussi l'ambiance chaleureuse de mon unité. Ma porte est toujours ouverte. C'est là où tout le monde se croise. La convivialité au travail, c’est très important pour moi. J'ai à cœur de la conserver. C'est pour cela d’ailleurs que, très souvent, que la journée commence par un café dans mon bureau. Je suis bien entourée, avec une équipe soudée et des collègues bienveillants. C’est une chance inestimable.
- Où vous voyez-vous dans 10 ans ?
Comme j’aime mon métier et que j’aime mon unité, dans 10 ans, J’aimerais être toujours gestionnaire au CRCTB , avec idéalement l'obtention d'une promotion interne dans les années à venir (passer d'adjointe technique en catégorie C à technicienne en catégorie B).
Avec l’expérience, j’espère que je serai plus sereine, que mon travail quotidien sera facilité grâce à tous les tableaux de suivi et les routines que j'ai mis en place ces dernières années.
- Qu’est-ce que le département STS vous apporte ?
Je participe depuis peu aux réunions entre les gestionnaires du département. Pour moi, ces rencontres sont importantes car c’est un moment d’échange et de partage. On peut se passer des infos, parler de nos difficultés, trouver ensemble des solutions et poser des questions auxquelles on est confronté dans notre quotidien. On se sent soutenu et cela créé de la solidarité.
Cela m'a également permis de rencontrer des collègues que je ne connaissais pas avant ou du moins de mettre des visages sur des noms.
Finalement, pour moi, le département a l’avantage d’ajouter un échelon entre le labo et l'université. Cela instaure davantage de proximité. Nos interlocuteurs sont plus accessibles et il est ainsi plus simple de faire remonter nos interrogations, de faire des demandes de soutien ou encore cela permet un meilleur transfert des informations.
Céline, c'est la tour de contrôle de l'unité, le cœur du labo !
- Et pour terminer, une anecdote ?
Chaque année en janvier, nous avons des stagiaires de master 2 qui intègrent pour quelques mois le laboratoire. Leurs encadrants font visiter le CRCTB et les présentent à tout le monde. Cette année, des collègues m’ont présentée à leurs étudiants en disant : " Céline, c'est la tour de contrôle de l'unité, le cœur du labo !". C’est très touchant et c’est flatteur.
A leurs yeux je suis importante, car ils considèrent que je les aide énormément alors que je ne fais que mon travail. Et comme j’adore le chocolat (noir de préférence !), en échange ils m'offrent du chocolat… beaucoup de chocolat ! Et ça, c'est pas mal quand même !
Encadré - Série "Un métier, un portrait - dans les coulisses de la recherche"
Si la recherche est produite avant tout par les chercheurs, reste que pour lui permettre d'exister et de progresser, c'est tout un ensemble de personnels qui lui sont nécessaires. Du laborantin au gestionnaire administratif, du vétérinaire au personnel de laverie, en passant par les ingénieurs de recherche, les chargés de communication ou encore les project managers, ils sont nombreux et nombreuses à permettre à la science de se faire.
Afin de faire découvrir ces métiers et les personnes qui les font plus ou moins dans l'ombre, le département STS a lancé sa série "Un métier, un portrait - dans les coulisses de la recherche".
Interview réalisée par Alexandra Prévot et Clémence Faure
Crédits photo - Clémence Faure, département STS, université de Bordeaux