Poste : Responsable Administrative et financière - Ingénieure d'étude, catégorie A
Lieu : Laboratoire Acides nucléiques : Régulations naturelles et artificielles (ARNA), 120 personnes, Bâtiment Biologie Santé, campus Carreire
Employeur : Inserm
Arrivée : fonctionnaire depuis 2014,à ARNA depuis 2019
Personnel : BIATSS (bibliothèques, ingénieurs, administratifs, techniques et sociaux et de santé)
Malika Vloeberghs est RAF au laboratoire ARNA depuis 2019. Elle raconte ici son métier et montre en quoi les personnels d'appui à la recherche participent à leur niveau à faire avancer la science aux côtés de ceux qui la font.
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Pour commencer, en quoi consiste le métier de responsable administratif et financier ?
En tant que RAF d'ARNA, j'ai trois missions principales.
Tout d'abord, j’assure la coordination des activités administratives et financières du laboratoire. Je supervise l'ensemble des crédits de l’unité grâce à une équipe de gestionnaires avec qui j’interagis au quotidien. Chaque jour, nous faisons le point sur l’avancement des dossiers et discutons des éventuelles difficultés rencontrées. Dans ce cadre, je leur apporte mon aide dans les nouveaux dossiers et/ou ceux qui sont plus complexes. Je leur transmets également les informations et directives quant aux règles et procédures administratives et financières à suivre, tout en veillant à leur bonne application.
Ensuite, je participe, en appui à la Direction, au pilotage administratif de l’unité. J’interviens aux côtés du directeur d’ARNA, Philippe Barthélémy, et du directeur adjoint, Fabien Darfeuille, dans la définition de la stratégie du laboratoire. Je les assiste dans les demandes de moyens en termes d’équipements et de Personnels. Je gère également le suivi des dossiers RH et m’implique dans certaines tâches qui relèvent de la communication ou de l’hygiène et sécurité. À sa demande, je représente la direction lors de réunions d’information organisées par nos tutelles (Inserm, CNRS, Université de Bordeaux) ou par les services généraux de nos partenaires. En tant qu’interlocutrice privilégiée des tutelles, je reçois et transmets les évolutions administratives et financières qui concernent les structures de recherche.
Enfin, la troisième grande mission qui m'est dévolue est le soutien aux équipes qui composent ARNA sur les questions administratives, financières et RH qu'elles ont à connaître. Je gère une unité qui est multi-tutelles et multi-sites, j'ai dès lors un rôle déterminant de coordination, de conseil et d'information. Le dialogue est essentiel au sein d'un laboratoire rassemblant plusieurs équipes et cela d'autant plus quand celles-ci sont éloignées géographiquement - campus Carreire (Pharmacie et BBS) et campus Brus (IECB).
Je trouve très motivant de travailler pour une belle cause !
Afin de créer les conditions propres à favoriser ces échanges, j’interviens régulièrement en réunion pour informer les personnels sur des sujets touchant à mon périmètre et qui les concernent directement : cela peut aller des nouvelles règles concernant la passation de marchés publics, aux directives relatives aux collaborations internationales en passant par l’évolution des barèmes de rémunération.
Ma fonction nécessite d'être disponible pour pouvoir bien suivre l'actualité administrative mais aussi de rester en contact régulier avec toutes les équipes et les personnels. Il est essentiel que ces derniers soient informés correctement. Le dialogue doit être ma préoccupation constante afin que l'unité fonctionne de la manière la plus fluide possible.
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Qu'est-ce qui vous à amener à devenir RAF ?
A l'origine, je n'ai pas fait une formation pour devenir RAF. J'ai un Master 2 gestion des organisations avec une spécialité RH. En 2014, j'ai intégré en tant qu'assistante RH la délégation régionale de l'Inserm. Dans ce poste, j'ai été particulièrement attirée par le cœur de notre métier : la recherche. C'est à ce moment-là que j'ai décidé d'explorer ce domaine et de faire une mobilité professionnelle pour devenir RAF, fonction que j'occupe depuis 2019.
- C'est quoi une journée-type de RAF ?
Je ne dirais pas qu'il y a des journées types, mais plutôt un rythme annuel.
Nous avons des campagnes récurrentes : en début d'année, il y a la mise en place des crédits, après on a l'évaluation des agents, ensuite les demandes de moyens, puis le recrutement des fonctionnaires, ... Ce sont des étapes clés qui jalonnent l'année.
Et puis, chaque jour, mon travail va dépendre des échanges que j'ai soit avec ma direction soit avec les tutelles soit avec les personnels du labo.
Nous avons plus des années types, que des journées types !
Je trouve très motivant de travailler pour une belle cause !
On participe finalement à l'avancée de la recherche médicale puisqu'on permet aux personnels de recherche de se consacrer pleinement à leur activité en les délestant des tâches administratives. A ARNA, il y 6 équipes qui mènent des recherches sur les acides nucléiques avec des approches qui relèvent autant de la biologie, que de la chimie et de la biophysique.
J'aime aussi l'aspect très polyvalent de mon poste et sa dimension relationnelle. Ce que j'affectionne d'ailleurs tout particulièrement dans cette unité, c'est son côté très international. Les personnels viennent des quatre coins du monde. J'ai d'ailleurs dû me mettre à l'anglais ! A force de les écouter, ils m'ont aidé à progresser. Je ne suis pas toujours très à l'aise pour le parler mais je le comprends bien désormais. Inversement, eux sont demandeurs d'apprendre le français donc au bout du compte on parvient à échanger !
- Rencontrez-vous parfois des difficultés dans votre travail ?
Cela peut s'avérer difficile à certains moments de mettre en place une organisation qui tienne compte à la fois de la réalité du laboratoire et des contraintes liées à la règlementation. On se plie en quatre mais parfois c'est mission impossible !
Aussi, nous rencontrons un manque de personnel administratif pour répondre aux besoins des membres de l'unité de recherche. ARNA est très dynamique et en pleine effervescence. La structure s'est beaucoup développée. J'aimerais que les équipes puissent travailler dans les meilleures conditions possibles et valoriser comme ils le mérite les travaux d'ampleur qu'elles mènent. Malheureusement, nous ne parvenons pas toujours à suivre côté recrutement et nous nous retrouvons finalement à faire plus avec des effectifs constants voire moindre.
On a la chance de pouvoir bénéficier de mobilités internes et l'appui à la recherche recouvre un panel très large de métiers tous intéressants.
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Et dans 10 ans, vous vous voyez où ?
Dans 10 ans, je me vois toujours à ARNA, continuant à l'accompagner dans son développement. Mon objectif est de mettre en place une organisation du travail qui permette au service administratif de fonctionner efficacement, dans un climat serein et d’être reconnu comme un pilier incontestable de l'accompagnement de la recherche. J'espère donc vraiment avoir à terme une équipe pérenne et stable.
Cela dit, je ne me projette pas forcement comme RAF ad vitam eternam. On a la chance de pouvoir bénéficier de mobilités internes et l'appui à la recherche recouvre un panel très large de métiers tous intéressants. Toutefois, même si c'est stimulant de changer et de se challenger, pour l'instant, j'aime la variété de mon travail au sein du laboratoire ARNA au sein duquel je m'épanouis.
Je suis encore loin d'avoir fait le tour de mon métier !
- Qu’est-ce que le département STS vous apporte au quotidien ?
Le département, c'est du réseau et de l'information.
Je fais partie d'un groupe de RAF et de gestionnaires de STS. Ce groupe d'administratifs est important car il est un réservoir d'expériences sur lesquelles on peut s'appuyer au quotidien.
Je fais aussi partie du conseil de Département. C'était une volonté de ma part car cela me permet de sortir du labo et d'avoir une vue plus large de la politique de recherche dans lequel il s 'inscrit.
- Et pour terminer, une anecdote à partager ?
Depuis que j'ai intégré ARNA, je ne m'ennuie pas !
Ma première année, en 2020, il y a eu la crise sanitaire ; la seconde année j'ai eu la visite du Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur (HCERES), chargé d'évaluer notre unité ; la troisième, j'ai géré le déménagement de tout le labo pour intégrer le nouveau bâtiment Biologie Santé, la quatrième année, j'ai dû apprivoiser un nouveau logiciel. Je me demande vraiment ce qui m'attend l'année prochaine !
Encadré - Série "Un métier, un portrait - dans les coulisses de la recherche"
Si la recherche est produite avant tout par les chercheurs, reste que pour lui permettre d'exister et de progresser, c'est tout un ensemble de personnels qui lui sont nécessaires. Du laborantin au gestionnaire administratif, du vétérinaire au personnel de laverie, en passant par les ingénieurs de recherche, les chargés de communication ou encore les project managers, ils sont nombreux et nombreuses à permettre à la science de se faire.
Afin de faire découvrir ces métiers et les personnes qui les font plus ou moins dans l'ombre, le département STS a lancé sa série "Un métier, un portrait - dans les coulisses de la recherche".
A lire ou à relire :
Interview réalisée par Alexandra Prévot et Clémence Faure
Crédits photo - Clémence Faure, département STS, université de Bordeaux